Quanto tempo você perde buscando documentos no trabalho? A resposta pode te surpreender!

Já tentou encontrar um contrato importante e perdeu minutos (ou horas) procurando?

Imagine este cenário:
 

• Você precisa encontrar um relatório financeiro para uma reunião. Ele foi enviado há meses por e-mail, mas você não lembra o assunto da mensagem.

• Depois de 15 minutos procurando, você acha uma versão… mas será que é a mais atualizada?

• Para ter certeza, você pergunta a um colega, que também precisa parar o que está fazendo para procurar.
   

Resultado? Pelo menos meia hora perdida para encontrar um único documento. Agora multiplique isso pelo número de vezes que cada colaborador passa por essa situação diariamente.

Um estudo da IDC (International Data Corporation) mostrou que profissionais gastam, em média, 30% do tempo de trabalho apenas buscando informações. Isso significa que, em uma jornada de 8 horas, quase 2 horas e meia são desperdiçadas por dia!

Por que isso acontece?

O problema não é a falta de documentos, mas a forma como eles são armazenados e acessados. Algumas razões comuns:
 

• Pastas desorganizadas – Cada equipe armazena documentos de forma diferente.

• Informações dispersas – Arquivos ficam espalhados entre servidores internos, e-mails e sistemas distintos.

• Nomes confusos de arquivos – Um mesmo documento pode ter diversas versões e ninguém sabe qual é a mais atual.
   

A solução: IA para organizar e encontrar informações em segundos

Com a adoção de IA generativa integrada à gestão documental, as empresas podem transformar essa experiência.

Em vez de gastar minutos (ou horas) buscando um arquivo, basta perguntar:
 

• "Me mostre o último relatório financeiro do trimestre passado."

• "Onde está o contrato da empresa X assinado em 2024?"

• "Quais foram as últimas mudanças na política de reembolso?"
   

A IA acessa automaticamente os documentos indexados e entrega a informação correta em segundos.

O impacto? Menos tempo perdido, mais produtividade e decisões mais rápidas.

Se sua empresa ainda sofre com arquivos difíceis de encontrar, talvez seja hora de repensar como a informação está estruturada. Afinal, o tempo gasto procurando documentos poderia estar sendo investido em tarefas estratégicas.