E-mails intermináveis? O futuro da produtividade é menos mensagens e mais respostas!

O e-mail ainda é uma ferramenta essencial no mundo corporativo, mas será que ele está sendo usado da forma correta?
 

Imagine este cenário:
 

• Um colaborador precisa saber quais são os critérios para solicitar reembolso de viagem. Ele manda um e-mail para o RH.

• O RH responde após algumas horas com um link para um documento.

• O colaborador acessa o documento, mas a informação está desatualizada. Ele responde pedindo a versão mais recente.

• Depois de um dia inteiro, ele finalmente tem a resposta correta.
   

Agora, multiplique essa situação por dezenas de perguntas diárias dentro de uma empresa. Parece inofensivo, mas um estudo da McKinsey revela que colaboradores gastam, em média, 2,6 horas por dia apenas lendo e respondendo e-mails, o que representa mais de um quarto da jornada de trabalho!
 

Por que ainda dependemos tanto do e-mail?

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A resposta é simples: falta um sistema eficiente de acesso à informação.

Empresas que ainda não estruturaram suas documentações corporativas dependem do e-mail como “ponte” para encontrar informações. Isso gera:
 

• Retrabalho – Mesmas perguntas respondidas diversas vezes.

• Perda de tempo – Funcionários aguardam respostas que poderiam ser automáticas.

• Informações desencontradas – A última versão de um documento pode não estar clara.

• Excesso de e-mails irrelevantes – Tarefas simples exigem comunicação desnecessária.
   

Como substituir e-mails por respostas instantâneas?
 

A adoção de IA generativa integrada à documentação corporativa pode transformar radicalmente esse cenário. Com essa tecnologia, um colaborador pode obter informações sem depender de outra pessoa para responder.

Em vez de mandar um e-mail, ele pode simplesmente perguntar em um assistente no Teams ou outra plataforma integrada:
 

• "Quais são os critérios para reembolso de viagem?"

• "Me mostre a versão mais recente do manual do colaborador."

• "Qual a política de home office?"
   

A IA busca instantaneamente o documento correto, sem necessidade de espera ou troca de e-mails desnecessários.
 

O futuro é menos e-mails e mais produtividade
 

O Gartner prevê que, nos próximos anos, 80% da comunicação interna das empresas será automatizada. Isso significa que processos manuais e demorados, como pedir documentos ou buscar informações em arquivos extensos, serão substituídos por sistemas inteligentes que entregam a resposta certa na hora certa.
 

• Menos e-mails = mais tempo para atividades estratégicas.

• Menos dependência de colegas = mais autonomia para cada colaborador.

• Informações sempre atualizadas e acessíveis em segundos.
   

Se sua empresa ainda perde tempo com e-mails que poderiam ser evitados, talvez seja hora de evoluir a forma como as informações circulam internamente.

Quanto tempo sua equipe poderia economizar com um acesso mais eficiente à informação?

Futuro da Produtividade